Safety stock dan reorder point: kapan harus restock sebelum kehabisan

Dua kesalahan restock punya biaya yang sangat berbeda, dan hanya satu yang terlihat di laporan.

Restock terlalu banyak menghasilkan stok menumpuk — terlihat jelas, mengganggu, dan semua orang membicarakannya. Restock terlambat menghasilkan penjualan yang tidak pernah terjadi, yang tidak muncul di laporan mana pun karena transaksinya memang tidak ada.

Dua angka membantu Anda menghindari keduanya: titik pemesanan ulang dan stok pengaman.

Titik pemesanan ulang

Pertanyaannya bukan "berapa banyak yang harus dipesan", melainkan "pada sisa berapa saya harus mulai memesan".

Logikanya sederhana. Kalau barang butuh 14 hari sampai tiba, dan Anda menjual rata-rata 5 potong per hari, maka selama menunggu Anda akan menjual sekitar 70 potong. Kalau memesan saat sisa 50, Anda kehabisan sebelum barangnya datang.

Titik pemesanan ulang = (penjualan harian rata-rata × waktu tunggu) + stok pengaman

Waktu tunggu di sini adalah waktu sampai barang siap dijual, bukan sampai barang tiba di gudang. Kalau ada proses penerimaan, pemeriksaan kualitas, dan pelabelan yang makan dua hari, dua hari itu bagian dari waktu tunggu.

Ini yang paling sering dihitung terlalu pendek. Waktu tunggu bukan yang dijanjikan pemasok — melainkan yang benar-benar terjadi, diukur dari data Anda sendiri.

Stok pengaman

Kalau semuanya berjalan sesuai rata-rata, stok pengaman tidak diperlukan. Masalahnya, tidak ada yang berjalan sesuai rata-rata.

Stok pengaman menanggung dua ketidakpastian sekaligus:

1. Permintaan yang melonjak. Satu unggahan yang viral, satu artikel dipakai figur publik, dan penjualan harian bisa berlipat.
2. Pasokan yang terlambat. Konveksi kebanjiran pesanan, kain telat datang, pengiriman tertahan.

Semakin tidak menentu keduanya, semakin besar stok pengaman yang wajar.

Cara praktis menentukannya tanpa rumus statistik: lihat data historis Anda. Berapa penjualan harian tertinggi yang pernah terjadi, dan berapa waktu tunggu terlama yang pernah dialami? Selisih antara skenario terburuk itu dan rata-rata adalah kisaran stok pengaman yang masuk akal.

Kalau Anda tidak punya datanya, itu temuan tersendiri — dan mengumpulkannya adalah pekerjaan pertama sebelum menghitung apa pun.

Kenapa fashion lebih sulit

Rumus di atas berasal dari dunia barang yang permintaannya stabil. Fashion melanggar hampir semua asumsinya.

Permintaan tidak stabil, ia berbentuk kurva. Artikel baru laku deras di minggu-minggu awal lalu melandai. Rata-rata penjualan harian selama tiga bulan tidak menggambarkan minggu mana pun secara akurat.

Umur produk terbatas. Barang yang datang setelah trennya lewat tidak menjadi stok pengaman — ia menjadi stok mati. Untuk artikel musiman, ada titik di mana jawaban yang benar adalah tidak memesan ulang sama sekali, berapa pun sisa stoknya.

Varian memecah perhitungan. Titik pemesanan ulang harus dihitung per ukuran, bukan per artikel. Artikel dengan sisa 60 potong terdengar aman sampai Anda melihat 45 di antaranya berukuran XS dan XXL.

Waktu tunggu produksi lebih panjang dan lebih tidak menentu daripada membeli barang jadi. Untuk produksi sendiri, waktu tunggu bisa berbulan-bulan, dan itu mengubah keputusan restock menjadi keputusan taruhan.

Penyesuaian praktis untuk fashion

Bedakan barang inti dari barang musiman.

Rumus di atas paling berguna untuk barang inti. Untuk barang musiman, yang lebih tepat adalah memantau kecepatan penjualan minggu pertama dan memutuskan restock sekali, lebih awal — karena kesempatannya biasanya cuma satu.

Hitung per lokasi. Titik pemesanan ulang gudang pusat berbeda dari titik untuk mengisi ulang toko. Toko yang bisa diisi dari gudang dalam sehari butuh stok pengaman jauh lebih kecil daripada toko yang pengirimannya seminggu sekali.

Kesalahan yang paling sering

Memakai stok total, bukan stok tersedia. Barang yang sudah dialokasikan untuk pesanan online masih ada di rak tapi bukan milik Anda lagi. Titik pemesanan ulang yang dihitung dari stok fisik akan selalu terlambat memicu.

Tidak pernah meninjau ulang angkanya. Titik pemesanan ulang yang ditetapkan setahun lalu memakai kecepatan penjualan setahun lalu. Kalau produknya makin laku, angka itu membuat Anda kehabisan terus-menerus tanpa ada yang menyadari akar masalahnya.

Menyamakan semua artikel. Ambang tunggal untuk seluruh katalog itu mudah dikelola dan hampir selalu salah untuk semua orang.

Tanda ambang Anda salah

• Artikel yang sama berulang kali habis, dan tiap kali dianggap kejadian tersendiri
• Restock selalu terasa mendesak dan mendadak
• Sebagian besar stok Anda terdiri atas artikel yang perputarannya lambat, sementara yang cepat justru sering kosong

Ketiganya menunjuk pada hal yang sama: keputusan restock diambil berdasarkan perasaan siapa yang paling keras mengeluh, bukan berdasarkan ambang yang ditetapkan lebih dulu.

Angka yang tepat tidak menghilangkan penilaian manusia. Ia hanya memastikan penilaian itu dipakai untuk hal-hal yang memang butuh dipikirkan — bukan untuk memutuskan hal yang seharusnya sudah terjawab sejak dua minggu lalu.