Menyusun kode SKU yang tidak menyusahkan enam bulan kemudian

SKU adalah keputusan yang dibuat sekali dalam sepuluh menit dan ditanggung selama bertahun-tahun. Ia muncul di label, di laporan, di percakapan dengan supplier, di komplain pelanggan, dan di setiap baris data yang pernah Anda kumpulkan.

Yang membuatnya sulit bukan menyusun kode pertama. Yang sulit adalah menyusun kode yang masih masuk akal saat katalog sudah sepuluh kali lipat, saat ada varian yang tidak terbayangkan waktu strukturnya dibuat, dan saat orang yang membuatnya sudah tidak di sana.

Apa yang sebenarnya diidentifikasi

Kesalahan paling sering adalah tidak memutuskan lebih dulu: satu SKU mewakili apa?

Untuk fashion, jawabannya hampir selalu kombinasi model, warna, dan ukuran. Kaus polos hitam ukuran M dan kaus polos hitam ukuran L adalah dua SKU, bukan satu SKU dengan dua ukuran.

Alasannya bukan estetika data. Alasannya: SKU adalah unit terkecil yang stoknya dihitung terpisah dan bisa habis sendiri. Kalau ukuran L habis sementara M masih menumpuk, dan sistem hanya mengenal satu kode untuk keduanya, maka sistem tidak bisa memberitahu Anda apa pun yang berguna. Ia akan bilang stok aman sampai hari di mana separuh pelanggan pulang dengan tangan kosong.

Di atas SKU biasanya ada satu tingkat lagi — sebut saja model atau artikel induk — yang menyatukan semua varian untuk keperluan katalog dan analisis. Dua tingkat ini melayani pertanyaan yang berbeda. "Model mana yang laku" dijawab di tingkat induk; "berapa yang harus dipesan" hanya bisa dijawab di tingkat SKU.

Bermakna atau berurutan

Ada dua mazhab, dan keduanya punya argumen kuat.

Kode berurutan — 100001, 100002, 100003 — tidak mengandung informasi apa pun. Kelebihannya: tidak pernah salah, tidak pernah kehabisan ruang, dan tidak pernah perlu diubah saat kategori direstrukturisasi. Kekurangannya: tidak ada manusia yang bisa membacanya. Setiap pertanyaan butuh sistem untuk menjawabnya.

Kode bermakna — KAO-BSC-HTM-M — bisa dibaca langsung. Staf gudang tahu apa yang dipegangnya tanpa membuka apa pun, dan salah ambil jadi lebih jarang. Kekurangannya muncul belakangan: makna berubah. Kategori digabung, warna "hitam" ternyata perlu dibedakan jadi dua, dan kode yang sudah tercetak di ribuan label tidak bisa ditarik kembali.

Kompromi yang bertahan paling baik: bermakna secukupnya, bukan sedetail mungkin. Kodekan hal-hal yang hampir pasti tidak akan berubah — kategori besar, warna, ukuran — dan jangan kodekan hal-hal yang sifatnya sementara.

Yang jangan pernah dimasukkan ke dalam kode

Ini bagian yang paling sering disesali.

Harga. Harga berubah. Kode tidak boleh berubah. Kode yang mengandung harga memaksa Anda memilih antara kode yang bohong atau relabeling massal.

Supplier. Supplier bisa diganti untuk barang yang sama persis. Kalau kodenya mengandung supplier, mengganti pemasok berarti barang yang identik punya dua identitas — dan laporan penjualannya terbelah selamanya.

Lokasi. Barang berpindah antar toko dan gudang. Lokasi adalah atribut pergerakan, bukan atribut identitas barang.

Musim atau tahun. Godaan besar, karena terasa informatif. Masalahnya, barang yang tidak habis akan terus dijual di musim berikutnya sambil membawa label yang menyatakan ia barang lama — pada label yang dilihat pelanggan.

Status. Diskon, promo, clearance. Semuanya sementara. Semuanya berubah tanpa barangnya berubah.

Aturan umumnya: kalau atributnya bisa berubah sementara barang fisiknya tetap barang yang sama, ia bukan bagian dari kode. Ia kolom data.

Panjang, pemisah, dan hal-hal membosankan yang penting

Panjang tetap jauh lebih mudah diproses daripada panjang bervariasi. Kode yang selalu terdiri atas jumlah karakter yang sama bisa diurutkan, dipotong, dan dicocokkan tanpa aturan khusus.

Hindari karakter yang mirip. Huruf O dan angka 0. Huruf I dan angka 1. Huruf S dan angka 5. Kalau ada manusia yang akan mengetik ulang kode ini — dan selalu ada — kemiripan itu akan menghasilkan kesalahan yang sulit dilacak karena kodenya terlihat benar.

Satu kapitalisasi. Huruf besar semua, konsisten. Sistem yang membedakan huruf besar dan kecil akan memperlakukan dua kode yang terlihat sama sebagai dua barang berbeda.

Hindari spasi. Spasi merusak ekspor, impor, pencarian, dan hampir setiap proses otomatis yang akan Anda pakai nanti. Tanda hubung aman.

Sediakan ruang tumbuh. Kategori dua digit cukup sampai kategori ke-99. Kalau Anda memakai satu digit karena sekarang cuma ada enam kategori, kategori ke-11 akan memaksa keputusan yang buruk.

Aturan yang menjaga integritas jangka panjang

Kode tidak pernah dipakai ulang. Barang yang sudah tidak dijual tidak dihapus, hanya dinonaktifkan. Kalau kodenya diberikan ke barang lain, seluruh riwayat penjualan lama menempel pada barang yang salah. Ini kerusakan yang tidak bisa diperbaiki belakangan karena tidak ada cara membedakan mana yang mana.

Satu barang, satu kode, selamanya. Termasuk saat supplier ganti, saat kemasan berubah, saat harga naik. Barang yang sama secara fisik tetap satu SKU.

Kode dibuat di satu tempat. Kalau setiap orang bisa membuat kode baru, katalog akan berisi tiga entri untuk barang yang sama dengan ejaan berbeda. Duplikat SKU adalah cara paling efektif membuat semua laporan salah tanpa ada satu pun angka yang terlihat aneh.

Barcode bukan SKU. Barcode adalah representasi fisik yang dipindai; SKU adalah identitas internal. Satu SKU bisa punya beberapa barcode — misalnya barcode supplier dan barcode cetakan sendiri. Menyamakan keduanya menyulitkan saat supplier mengganti barcode untuk barang yang tidak berubah.

Kalau strukturnya sudah terlanjur berantakan

Jarang ada gunanya menomori ulang seluruh katalog. Yang lebih realistis:

Tetapkan struktur baru, terapkan untuk semua barang baru, dan biarkan yang lama tetap seperti apa adanya sambil dibersihkan dari duplikat. Yang wajib diselesaikan sekarang cuma satu hal — dua kode yang sebenarnya barang yang sama harus digabung, karena selama keduanya hidup, tidak ada angka penjualan yang bisa dipercaya.

Sisanya bisa menunggu. Kode yang jelek tapi konsisten masih jauh lebih berguna daripada kode yang rapi tapi setengah jalan.