Mengelola supplier: lead time yang diukur, bukan yang dijanjikan

Setiap perhitungan restock berdiri di atas satu angka: berapa lama barang datang setelah dipesan. Angka itu menentukan kapan Anda harus memesan, berapa banyak stok pengaman yang wajar, dan seberapa besar risiko kehabisan.

Dan di sebagian besar toko, angka itu berasal dari kalimat supplier — "dua minggu, Pak" — yang tidak pernah diperiksa ulang terhadap kenyataan.

Lead time bukan satu angka

Waktu tunggu yang sesungguhnya terdiri atas beberapa potongan, dan yang dijanjikan supplier biasanya cuma satu di antaranya.

Waktu internal sebelum pesanan keluar. Dari kebutuhan disadari sampai PO benar-benar terkirim. Di banyak tempat ini adalah potongan terbesar, dan seluruhnya berada dalam kendali Anda sendiri — yang berarti juga potongan yang paling murah untuk diperbaiki.

Waktu supplier memproses. Dari PO diterima sampai barang siap kirim. Ini yang biasanya mereka maksud saat menyebut angka.

Waktu pengiriman. Dari barang keluar sampai tiba di pintu Anda.

Waktu penerimaan sampai siap jual. Dus tiba bukan berarti barang bisa dijual. Ada hitungan, pemeriksaan, pelabelan, dan pemindahan ke rak. Barang yang sudah ada di gudang tapi belum tercatat masuk sistem sama tidak tersedianya dengan barang yang masih di jalan.

Menjumlahkan keempatnya sering menghasilkan angka yang jauh lebih panjang dari yang dipakai orang untuk menghitung reorder point — dan itu penjelasan paling umum kenapa barang tetap kehabisan padahal rumusnya sudah dipakai.

Variasi lebih penting daripada rata-rata

Supplier yang selalu datang di hari ke-14 lebih mudah dikelola daripada supplier yang rata-ratanya 12 hari tapi berayun antara 5 dan 25 hari.

Rata-rata menentukan kapan Anda memesan. Variasi menentukan berapa banyak stok pengaman yang harus dipelihara. Supplier dengan variasi lebar memaksa Anda menyimpan lebih banyak barang mati untuk berjaga-jaga — dan biaya itu nyata, meskipun tidak pernah muncul dalam negosiasi harga.

Ini punya konsekuensi praktis yang sering terlewat: supplier yang lebih murah tapi tidak konsisten bisa lebih mahal secara total. Selisih harga per unit mudah dilihat; modal yang terkunci dalam stok pengaman tambahan tidak. Kalau dua supplier berselisih beberapa persen di harga, tapi yang satu memaksa Anda menahan stok pengaman dua kali lipat, perhitungannya bisa berbalik.

Mengukurnya tanpa alat khusus

Yang dibutuhkan cuma dua tanggal per pesanan, dicatat konsisten: tanggal PO dikirim dan tanggal barang benar-benar diterima.

Kalau penerimaan terjadi bertahap, yang dicatat adalah tanggal saat pesanan lengkap — karena itu titik di mana kebutuhan benar-benar terpenuhi. Penerimaan sebagian yang membuat PO menggantung selama tiga minggu adalah bagian dari lead time, bukan pengecualian dari lead time.

Setelah sepuluh sampai lima belas pesanan, pola mulai terbaca. Yang layak dilihat per supplier:

• Selisih rata-rata antara tanggal janji dan tanggal tiba
• Selisih terburuk yang pernah terjadi
• Berapa persen pesanan datang lengkap pada percobaan pertama
• Apakah keterlambatan terkonsentrasi di periode tertentu

Poin terakhir sering mengungkap sesuatu yang tidak terlihat di rata-rata tahunan. Supplier yang andal sebelas bulan setahun bisa punya satu periode di mana antreannya penuh — dan kalau periode itu bertepatan dengan musim ramai Anda, rata-rata tahunan menyesatkan secara sistematis.

Yang dinilai selain kecepatan

Kecepatan cuma satu dimensi. Yang sama pentingnya:

Kelengkapan. Berapa sering yang dikirim persis sesuai yang dipesan. Pengiriman yang kurang satu ukuran memaksa pemesanan susulan dengan ongkos kirim penuh untuk kuantitas kecil.

Konsistensi mutu. Barang yang harus disortir ulang saat diterima menambah biaya yang tidak pernah tercatat sebagai biaya. Tingkat penolakan per supplier adalah angka yang layak disimpan.

Cara menangani masalah. Supplier yang mengganti barang cacat tanpa perdebatan panjang punya nilai yang tidak muncul di daftar harga. Yang perlu dicatat: berapa lama sebuah klaim biasanya selesai.

Ketersediaan informasi. Supplier yang memberi kabar saat akan terlambat jauh lebih mudah dikelola daripada yang sama-sama terlambat tapi diam. Yang pertama memberi Anda kesempatan menyesuaikan; yang kedua tidak.

Keempatnya bisa dicatat sebagai catatan singkat per penerimaan. Nilainya bukan pada satu entri, melainkan pada pola yang muncul setelah setahun.

Memakai angkanya

Setelah data terkumpul, ia mengubah beberapa keputusan:

Titik pemesanan ulang per supplier, bukan per toko. Artikel yang dipasok supplier lambat perlu dipesan lebih awal daripada artikel serupa dari supplier cepat. Memakai satu ambang untuk semua berarti sebagian barang selalu dipesan terlalu dini dan sebagian selalu terlambat.

Negosiasi yang berbasis catatan. "Enam dari sepuluh pengiriman terakhir datang lebih dari seminggu setelah tanggal yang dijanjikan" adalah percakapan yang berbeda dari "pengiriman Anda sering telat". Yang pertama bisa ditindaklanjuti; yang kedua bisa dibantah.

Keputusan mencari alternatif. Menambah supplier kedua untuk artikel inti punya biaya — harga per unit biasanya lebih tinggi karena volumenya terbagi. Data lead time memberi tahu apakah biaya itu sepadan dengan risiko yang dihilangkan.

Perencanaan musim. Kalau lead time terburuk yang pernah terjadi adalah delapan minggu, pesanan untuk musim ramai tidak bisa disusun berdasarkan angka rata-rata. Yang relevan untuk momen yang tidak bisa diulang adalah angka terburuk, bukan angka biasa.

Bagian yang paling mudah diperbaiki

Dari empat potongan lead time di awal, dua sepenuhnya milik Anda: waktu sebelum PO keluar, dan waktu dari barang tiba sampai siap jual.

Keduanya jarang diukur karena terasa seperti "urusan internal", padahal seringkali di sanalah hari-hari paling banyak hilang. Pesanan yang menunggu tiga hari untuk persetujuan, atau kiriman yang menumpuk dua hari sebelum sempat dihitung, memperpanjang waktu tunggu persis sebesar itu — dan memaksa stok pengaman lebih tinggi untuk menutupinya.

Sebelum menekan supplier soal kecepatan, ada baiknya mengukur berapa lama pesanan Anda sendiri butuh untuk sampai ke tangan mereka.